DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES

La dématérialisation des factures, souvent intégrée à l’offre de service des fournisseurs, est un facteur important de productivité des entreprises. Cependant, le document «facture» comporte des utilisations spécifiques et sa dématérialisation est encadrée par le Code Général des Impôts (CGI). Quels procédés de dématérialisation ? Quels bénéfices et impacts sur les processus ? Quelques clés pour tirer profit de cette évolution et mener à bien votre projet.

Contexte

La facture est un document au service de trois fonctions distinctes, à prendre en compte dans un projet de dématérialisation :

  • Opérationnelle, la facture est le lien unique qui relie la gestion commerciale et gestion comptable de l’entreprise. De nombreux acteurs sont concernés par ce document.
  • Juridique, la facture matérialise la livraison de biens ou la prestation de service à laquelle elle fait référence. L’archivage de la facture est obligatoire. Lorsque celle-ci est dématérialisée une politique d’archivage numérique est mise en œuvre.
  • Fiscale, la facture est le support de la collecte de TVA et le justificatif de la déduction de TVA par le destinataire. La constitution de l’original et son archivage impliquent la conformité avec le Code Général des Impôts.

La Directive 2001/115/CE du 20 décembre 2001 autorise, dans le cadre des échanges internes, communautaires ou extra-communautaires, la facturation électronique en lieu et place de la facturation papier, sous réserve de l’acceptation du Client.

Conditions : Authenticité d’origine et intégrité des données garanties.

Deux procédés sont autorisés :

  • Facture électronique EDI constituée par :
    – un message structuré
    – selon une norme convenue entre les parties, et permettant la lecture par un ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque.
  • Facture électronique signée constituée sous forme d’un fichier numérisé, créé dans un «format applicatif», du type PDF, et transmis à l’aide d’une signature électronique.

 

Demat Facture recto

Impacts

Pour le Fournisseur comme pour l’Acheteur, les bénéfices du « zéro papier » font généralement référence à des économies d’édition, d’affranchissement, de manipulation de courrier, à un archivage électronique et à une réduction des délais de transmission.

Au-delà de ces bénéfices, la dématérialisation qu’elle soit simple (avec maintien de l’original papier) ou fiscale (original électronique) recèle de nombreuses niches de productivité, correspondant à la structure des flux des entreprises et des groupes, fournisseur ou client, domestiques ou internationaux, correspondant à des livraisons de biens ou des prestations de services, avec ou sans commande enregistrée en comptabilité :

  • au plan organisationnel, la dématérialisation des factures est l’opportunité entre fournisseur et acheteur- de revoir et d’homogénéiser les processus de traitement et de validation de factures,
  • au plan comptable, pour le client, la dématérialisation est l’opportunité de disposer d’un fichier permettant l’enregistrement en comptabilité, avec des possibilités de rapprochement,
  • au plan de la gestion, la dématérialisation est l’opportunité de mettre à disposition électroniquement des différents intervenants des images factures et éventuelles pièces justificatives pour contrôle et exploitation métier. Ce mode de partage de l’information est particulièrement apprécié dans le cas de Centre de Services Partagés.

Face à ces opportunités, la dématérialisation des factures peut impacter transversalement les entreprises, parfois depuis la politique d’achat ou marketing, jusqu’aux modes de traitement et d’archivage des documents.

Syrtals est à même de vous accompagner dans la conduite de votre projet de dématérialisation de factures, d’objectiver les impacts et de valoriser les gains pour votre entreprise. Syrtals possède de nombreuses références dans le domaine. 

L’offre de Syrtals, cabinet expert dans le domaine des échanges dématérialisés interentreprises et entreprise-banque, consiste à contribuer aux démarches des entreprises aux différentes étapes de leur projet:

1 ère étape : l’étude d’opportunité

En amont de projets de dématérialisation de factures et/ou lors de la constitution de Centre de Services Partagés, l’étude d’opportunité est ponctuée des activités suivantes :

  • Rédaction de l’expression de besoins – Détermination des objectifs du projet
  • Etude d’impact sur les processus, sur l’intégration technique et comptable
  • Elaboration du plan projet
  • Evaluation du ROI

L’étude d’opportunité peut être, selon les cas, complétée par une cartographie des solutions du marché et une comparaison des offres.

2 ème étape : le choix des solutions 

Par sa connaissance du marché et des solutions proposées tant par les éditeurs que les prestataires de services (solutions de numérisation, plateformes de dématérialisation …) Syrtals est à même d’accompagner l’entreprise dans le choix de solutions au regard des exigences validées lors de l’étude d’opportunité :

  • Choix de la ou des solutions de dématérialisation (simple et fiscale)
  • Choix d’architecture applicative – Rédaction du cahier des charges et/ou appel d’offres
  • Organisation de la consultation
  • Dossier de synthèse pour décisions

L’indépendance du cabinet Syrtals vis-à-vis des différents acteurs du marché permet la garantie d’une totale neutralité dans le choix des solutions et plus globalement dans la conduite du projet.

Demat Facture

3 ème étape : la mise en œuvre

La mise en œuvre constitue le dernier volet de l’accompagnement SYRTALS et comporte de multiples facettes, portant notamment sur la coordination du projet et la gestion du changement :

  • Coordination des multiples acteurs parties prenantes : acteurs internes (métiers comptable, achat, informatique, etc.), éditeurs et/ou plateformes de dématérialisation
  • Assistance à la mise en œuvre et au déploiement de la signature électronique en cas de facture électronique signée
  • Rédaction des spécifications générales et détaillées
  • Recette et homologation de la solution mise en œuvre
  • Organisation du déploiement auprès des partenaires, fournisseurs ou clients, selon le sens du déploiement et les choix d’intégration; rédaction des aspects fonctionnels de la Convention d’Interchange
  • Formalisation et mise en place de procédures, participation à la formation
  • Etc
La coordination de projet et la conduite du changement sont des composantes majeures du projet. Cette importance dépend de la solution retenue et du nombre d’acteurs et de fonctions, internes et externes, devant intervenir.
Formation dématérialisation

La dématérialisation des factures est un processus généralement réservé aux grands groupes. Si ce constat était vrai il y a quelques années, il ne correspond plus à la réalité des possibilités aujourd’hui offertes aux entreprises.