L’europe des paiements, une réalité !

L’europe des paiements, une réalité !

L’europe des paiements, une réalité !

Retour d’expérience SEPA par Didier Moriceau SNCF et Hervé Lorieul Syrtals

A moins de 12 mois de la disparition du virement et du prélèvement national actuels au profit du virement et du prélèvement européen, plusieurs entreprises s’interrogent sur les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour conduire ce changement avec succès. La Direction Financement et Trésorerie Groupe de SNCF fait un retour d’expérience sur son projet SEPA avec un focus sur le Prélèvement.

La mise en place du virement et du prélèvement européen s’inscrit dans le cadre du projet Single European Payments Area (SEPA) initié en 2000 par les instances politiques européennes dans la continuité de la mise en place de l’euro et du développement de l’Europe monétaire. Le SEPA a pour ambition de créer un espace domestique européen des paiements où chacun pourra émettre et recevoir des virements et prélèvements en euro dans les mêmes conditions de coût, de sécurité et de rapidité.

Si le virement et le prélèvement européen sont une réalité respectivement depuis janvier 2008 et novembre 2010, jusqu’à début 2012 aucune obligation n’était faite aux entreprises de les mettre en œuvre. Face au faible déploiement du SEPA, les instances européennes ont souhaité fixer une date butoir pour la mise en place de ces moyens de paiement, date à laquelle le virement et le prélèvement actuels ne pourront plus être utilisés. Ainsi, le règlement européen 260/2012 du 14 mars 2012 fixe cette date au 01 février 2014.

Dès fin 2008, la Direction Financement et Trésorerie du groupe SNCF s’est intéressée au SEPA afin d’anticiper le changement dans les meilleures conditions.

Au sein de l’EPIC SNCF, l’encaissement par prélèvement représente 700 000 opérations par an avec la particularité de couvrir sept métiers très différents du domaine du B2B (le Fret, les Agences de Voyages, les Dépositaires (distributeurs régionaux), les Filiales) mais aussi du B2C (les abonnements régionaux (TER), les salariés).

Compte tenu des changements engendrés sur le processus de vente par de nouvelles obligations imposées au créancier pour la gestion des mandats, la Direction Financement et Trésorerie de SNCF a souhaité une forte mobilisation de ses Branches et Activités sur le projet. Ainsi, si la Trésorerie a assuré le pilotage  global du projet tout comme l’étude sur la pertinence de la mise en place d’un outil commun pour la gestion des prélèvements, chaque Activité était responsable de la mise en place du prélèvement européen au sein de son entité.

Cette organisation à deux niveaux a nécessité une coordination au sein de l’EPIC afin de s’assurer de l’atteinte des objectifs, de mutualiser autant que possible les choix et investissements tout en étant au plus proche du processus métier et du client. La prise en compte de la dimension conduite du changement avec l’organisation projet associée est clairement un facteur clé de succès identifié.

Une fois l’organisation en mode projet mise en place, la priorité a été d’identifier les opportunités et les risques du projet.

La première opportunité est la baisse des frais bancaires due à la disparition programmée  en septembre 2013 de la commission interbancaire de 12,2 centimes. Une première baisse de 6,1 centimes est intervenue en septembre 2012.

Une autre opportunité est liée au principe fondateur du SEPA d’élargissement de la zone domestique. En effet, il devient possible de proposer le prélèvement à des abonnés frontaliers domiciliés dans des pays limitrophes. De même, dans le contexte B2B, il est envisageable de recouvrir par prélèvement des recettes de distributeurs ou filiales localisés en Belgique, Italie, Allemagne,…

Enfin, la possibilité de mettre en place un mandat électronique devrait faciliter l’acte d’adhésion du client via un processus totalement en ligne.

Au niveau des risques, le prélèvement européen ainsi que la Directive Européenne sur les Services de Paiement renforcent la sécurité auprès du débiteur consommateur ou entreprise. A titre d’exemple, il suffit de voir les évolutions réalisées par les banques de Particuliers sur leurs services en ligne pour mesurer l’amélioration dans le domaine.

Par ailleurs, SNCF assure une veille réglementaire et prospective  sur les travaux menés par certaines banques pour permettre une validation électronique du mandat par le débiteur auprès de sa banque. Un tel service permettrait de sécuriser totalement l’acte d’adhésion au prélèvement du client et ceci dès l’origine de l’opération.

Suite à la confirmation de poursuivre la stratégie de développement de l’utilisation du prélèvement (en moyenne plus de 10% par an), le projet a été organisé autour de plusieurs chantiers : Juridique, Système d’information, Banque et Conduite du changement.

Les évolutions apportées par le prélèvement européen a nécessité une révision des contrats clients et/ou des conditions générales de vente en fonction des produits et services concernés.

Au niveau technique, la Direction du Système d’Information de SNCF a  privilégié une approche par les processus avant de consulter les éditeurs et les prestataires de services sous la forme d’une demande d’information puis d’un appel d’offres.

L’étude des processus a abouti à un schéma SI dans lequel les  applications de gestion commerciale ont évolué pour permettre de gérer les nouvelles données du mandat et numériser son image pour les Activités disposant d’une Gestion Electronique de Documents. Pour la partie gestion des prélèvements, une application centrale a été mise en place pour gérer toute la complexité de génération des remises de prélèvement en banque.

Le chantier Banque a consisté à faire le choix d’un partenaire bancaire pour le traitement des prélèvements clients de l’EPIC. En dehors des critères fonctionnels et financiers, la Direction Financement et Trésorerie de SNCF a formalisé des exigences sur l’accompagnement projet et la démarche de tests.

En effet, le prélèvement européen comme le virement s’accompagne de la mise en place de nouveaux formats de messages XML pour les remises de prélèvement mais aussi les relevés d’impayés. Ainsi, des tests ont dus être réalisés ou sont à prévoir selon les produits pour s’assurer du respect de la norme par l’ensemble des intervenants.

Par ailleurs, la conduite du changement inclue la planification du déploiement des flux en fonction des contraintes des Activités et les actions de communication et de formation auprès de l’ensemble des acteurs. Différents outils ont été mis en place à cet effet, dont un espace Intranet au sein du site de la Direction Financement et Trésorerie Groupe.

Trois mois après le déploiement des premiers flux, les points à retenir sont l‘importance de prendre en compte toute la dimension transverse et conduite de projet du sujet, de ne pas sous-estimer le besoin d’expertise pour appréhender ces changements dans les meilleures conditions et de s’inscrire dans un planning projet réaliste compte tenu des changements à conduire.

Le respect des points énoncés ci-dessus garantiront la qualité du processus de vente et la continuité du recouvrement du chiffre d’affaires qui sont des enjeux généralement stratégiques pour l’entreprise !

 

La Direction Financement et Trésorerie dépend de la Direction Financière groupe  de SNCF.

Elle  assure l’ensemble des financements et des placements financiers  du Groupe SNCF, la gestion de la trésorerie du groupe et  le pilotage des moyens de paiement incluant la lutte contre la fraude.

La Direction Financements et  Trésorerie a piloté la mise en place du SEPA pour l’EPIC SNCF et notamment du SEPA Direct Debit (SDD) fin 2012.

Syrtals : Avec une équipe de 50 consultants spécialistes ou experts dans les paiements et le cash management, Syrtals a mené de nombreux projets SEPA auprès de banques et d’entreprises.

Consultant associé Syrtals, Hervé Lorieul intervient dans les métiers de la Trésorerie depuis 23 ans. Il a rejoint Syrtals en 2002 après  une expérience professionnelle menée au sein d’un éditeur de solution de Trésorerie et d’une Direction Financement et Trésorerie d’une grande entreprise.

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