Les plans de continuité d’activité des trésoreries à l’épreuve du Covid-19

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Arnaud BRUNETON

Directeur d’activité
Cash management
Les plans de continuité d’activité ont pour objectif de répondre à trois risques opérationnels : celui lié à l’accès aux locaux, celui concernant l’utilisation des outils et systèmes informatiques et celui lié la gestion des équipes. La crise du Covid-19 crée un incident qui regroupe ces trois risques simultanément. Cet article propose d’étudier les bonnes pratiques à travers la méthode de construction d’un plan de continuité d’activité.

La trésorerie gère des échéances quotidiennes importantes avec la gestion des soldes et des paiements. Il s’agit donc d’un service dont l’activité doit être assurée, quelles que soient les circonstances. Les trésoreries ont donc pour mission de prévoir comment leur activité pourrait être impactée et, en regard, comment elle devrait alors être organisée. Malheureusement, cette mission est souvent négligée. Cet inventaire est appelé la préparation des « palliatifs conservatoires » dans le jargon de la méthodologie. Une réflexion profonde est menée pour identifier toutes les informations entrantes (prévisions, relevés de comptes, etc.) et sortantes (reportings, paiements, échanges avec les banques, etc.), tous les reportings utiles à l’activité (soldes, soldes prévisionnels, échéances de paiement, etc.), toutes les activités principales ou secondaires et leur mode de traitement, les compétences et les équipes nécessaires. Par exemple, cette réflexion peut remettre en cause la règle de séparation des tâches au sein du service entre le front-office, le back-office, la gestion des paiements et des équilibrages. Il faut envisager le maintien des canaux habituels ou le recours à des canaux de secours (les plateformes de banque à distance par exemple), la définition de l’équipe minimale pour la gestion de trésorerie, la restriction aux activités principales, les procédures de fonctionnement et celles d’échange d’informations. En matière d’équipement, le fait de doter systématiquement les équipes d’ordinateurs portables ces dernières années avec un logiciel de bureau distant réduit considérablement l’impact concernant l’environnement technique de travail, mais tout le monde n’en dispose pas. Il est à souhaiter qu’un minimum d’entités ait dû mettre en place des mesures de continuité d’activité à la hâte au mois de mars.

Toujours en amont d’un incident, une « cellule de crise » est à organiser. Cette cellule concerne une liste réduite de personnes, rassemblées dès la constatation d’un incident. Elle doit alors décider du déclenchement ou non du plan de continuité et en informer les équipes. Dans le cadre de l’annonce du confinement mi-mars 2020, le travail de la cellule de crise a été facilité : les trésoreries ont disposé d’un jour et demi pour mettre en place un travail à distance et communiquer avec leurs équipes et partenaires, conformément aux palliatifs conservatoires. Les services qui ont le mieux réagi sont ceux qui avaient formé leurs équipes au plan de continuité et leur avaient fourni toutes les informations nécessaires. La disponibilité des personnes ayant un pouvoir de signature est également à prévoir, ainsi que les outils nécessaires (utilisation des plateformes de banque à distance par exemple).

Pendant la crise, l’équipe de la trésorerie utilise les outils et moyens mis en place en amont et gère l’activité selon les « palliatifs de contournement », qui définissent les règles de fonctionnement pendant la crise. L’impact le plus fort concerne les échanges avec les autres services de l’entreprise, avec les banquiers, mais aussi et surtout au sein de l’équipe. Des outils comme Skype, Zoom, Teams, Tixeo, etc. pour les vidéo-conférences ou les échanges téléphoniques à plusieurs sont massivement utilisés actuellement. Le rapport au papier aura sans doute été modifié pendant le confinement, les « imprimeurs de masse » ne disposant pas des mêmes moyens. Les entreprises ont dû réfléchir au maintien ou non des ordres de virement sous forme papier, lorsqu’il en reste.

La crise du Covid-19 n’est pas terminée mais le déconfinement permet un retour partiel à un rythme normal d’activité. Enfin, c’est la cellule de crise qui définit qui, quand et comment le « retour à une activité normale » pourra se faire.

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