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Steve BOUSABATA

Directeur général de Syrtals 4Value

Factur-X : le format qui accélère la dématérialisation de vos factures

La Factur-X est le nouveau standard franco-allemand de facturation électronique dite « mixte ». Il s’agit de la première implémentation de la norme sémantique européenne EN 16931.

La Factur-X donne la possibilité aux émetteurs de factures de créer des factures à valeur ajoutée et structurant les informations. Cela permet aux destinataires d’utiliser s’ils le souhaitent les données en fonction de leur besoin en matière d’automatisation de traitement et gestion.

Adapté à l’échange de factures pour tous les types de structures, Factur-X est composé d’un fichier PDF et d’un fichier de données XML. Ainsi, ce document peut être lu à la fois comme une facture traditionnelle, mais peut également être traité automatiquement (RAD/LAD) par des systèmes informatiques comme une solution de gestion électronique de documents ou des logiciels comptables.

Factur-X doit répondre à 4 enjeux différents :

  1. Amélioration de la lisibilité de la facture,
  2. Automatisation de l’intégration de la facture entrante,
  3. Réduction des délais de transmission et de traitement,
  4. Amélioration des échanges entre entreprises françaises et européennes.

Ce modèle de facture électronique dite « mixte » ou « hybride » combine obligatoirement deux types de documents. D’un côté, un fichier de données structurées embarqué dans un PDF/A3, qui est le format de document pour l’archivage. Ce fichier va permettre au destinataire de lire la facture comme si elle avait été émise au format papier, et va rassembler l’ensemble des informations nécessaires à un traitement manuel. De l’autre côté, un fichier de données XML afin d’automatiser le traitement de la facture. Ces informations sont destinées au logiciel de traitement qui va pouvoir automatiquement les récupérer, et ainsi permettre d’éviter une saisie manuelle et une perte de temps.

Facture électronique : la difficile équation de la transition

L’heure n’est plus à tenter de convaincre les directions administratives et financières des gains de la facture électronique, mais plutôt d’en accélérer la mise en place.

Un coût de traitement inférieur, une réduction du risque d’erreurs, une amélioration du suivi, une accélération des paiements, une solution en cas de perturbation dans la distribution du courrier postal… Les DAF connaissent parfaitement les bénéfices de la dématérialisation des factures, mais ils sont souvent bloqués, notamment dans les TPE et PME par des systèmes d’information incompatibles ou inadaptés ne permettant pas l’automatisation du processus de bout en bout.

L’investissement dans un ERP interfaçable et permettant l’intégration du format EDI n’est pas un projet prioritaire lorsque l’entreprise gère une faible volumétrie de factures. Dans ce contexte, la proposition de valeur offerte avec la facture électronique mixte Factur-X, assure parfaitement la synthèse entre ces différents enjeux pour proposer une transition en douceur aux TPE et PME.

Par ailleurs, la Factur-X est un format international, ce qui garantit sa conformité à l’échelle européenne grâce à sa conformité à la norme EN 16931 citée au début. Elle s’impose comme le standard européen indispensable à la généralisation de la facture dématérialisée.

Le format qui réconcilie les entreprises

Face à l’imminence de la facture électronique B2B pour tous dès 2023, l’universalité de la Factur-X fait figure d’alternative efficace et complète à mettre en place avec l’ensemble de ses clients, peu importe leur niveau de transformation ou maturité digitale.

Grâce à ce format, une entreprise peut à la fois permettre à ses clients de lire et d’archiver une facture au format PDF, et à ceux disposant d’un ERP compatible XML d’automatiser l’intégration des données de la facture dans leur SI.

La Factur-X parle ainsi à la fois à l’humain, mais également à la machine !

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